Představte si živnostníka, drobného podnikatele, který u vás ve firmě právě dokončil opravu klimatizace. Možná vám vypíše fakturu na místě, možná ji pošle až následně poštou. Zítra, nebo za pár dnů? Záleží na jeho svědomitosti a množství práce. Pokud v té faktuře najdete vy nebo později váš účetní chybu, náprava si vyžádá i dalších pár dnů navíc.

Všichni si jistě dovedeme živě představit, jak takový živnostník jednou za čas popadne šanon (nebo snad krabici od bot?) s nastřádanými fakturami a běží za svým účetním, aby mu do účetnictví vnesl řád a optimalizoval daně. Že by takový drobný podnikatel měl v dané chvíli detailní přehled o momentální situaci svého podnikání, o tom si snad může nechat jen zdát.

IBM DWH banner ihned cz 675x107 v1

 

 

 

Ale zanechme planých představ. Nežijeme přece v dřevních podnikatelských dobách. Píše se rok 2015 a máme k dispozici mobilní technologie. Můžete třeba vystavit doklad na místě a hned ho poslat zákazníkovi i svému účetnímu. Není li na místě mobilní signál, uskuteční se odeslání při nejbližší příležitosti.
Účetní se už nemusí přehrabovat ve starých dokladech, na případné nedostatky může reagovat operativně, náprava chyb může být otázkou chvilky. Ani stálý přehled ve vydaných a přijatých fakturách, mít je všechny pěkně po ruce kdykoliv a kdekoliv, není k zahození.

"V době, kdy jsme začali pracovat na projektu miniFAKTURA, jsou to už tři roky, vznikaly fakturační nástroje, které běžely na webu. My jsme však již tehdy začali vyvíjet mobilní aplikace. Tím jsme získali náskok před konkurencí. miniFAKTURA, je prvním, na Slovensku a v Čechách jazykově a legislativně lokalizovaným fakturačním nástrojem, který byl vypuštěný do AppStore.

Chcete se dozvědět více o řešeních od IBM? Klikněte sem.

Od té doby, co jsme jako první začali, si držíme před naší konkurencí náskok, hlavně tím, že máme vynikající mobilní aplikace určené pro fakturaci," říká Erik Hudák, zakladatel projektu miniFAKTURA.
O té doby má produkt na kontě více než 45 tisíc stažení. Zajímali jsme se tedy, jak produkt vznikal a kde jsou jeho silné stránky.

V čem je tedy vaše řešení lepší oproti konkurenci?
Od začátku bylo naší ideou dělat věci jednoduše. Tak, aby uživatel dokázal pomocí našeho nástroje udělat, co potřebuje. Aby každý podnikatel, který si naší aplikaci spustí, se v ní dokázal jednoduše orientovat.
Proto jsme se rozhodli vyvíjet fakturační nástroj speciálně pro každou platformu. Nevytvořili jsme tedy webové řešení přístupné i prostřednictvím mobilního telefonu, jako konkurence, ale nativní aplikace pro iOS a Android, které pracují spolehlivěji a mohou nabídnout více než ty webové.
Naše aplikace například tak, proti konkurenci, fungují i ve stavu offline, kdy máte všechna svá data a doklady lokálně stáhnuté u sebe v telefonu. Tak s nimi dokážete pracovat opravdu kdykoliv, i bez propojení s cloudovým serverem, odkud se data primárně získávají a kde se synchronizují aktuální verze, pokud jste opět online.

Zákazníky, uživateli aplikace, jsou tedy především menší a střední firmy?
Ano, našimi hlavními klienty jsou živnostníci a malé firmy. Tedy fakturanti, kteří vystavují cca 10 faktur měsíčně. To je naše hlavní cílová skupina. Máme samozřejmě i klienty, kteří vystavují mnohem více faktur, ale hlavní skupinu uživatelů tvoří ti nejmenší.

A existuje možnost napojení na stávající účetní a informační systémy?
Ano. V podstatě to funguje tak, že ať už si vytvoříte fakturu telefonem, tabletem nebo webovou aplikací, ke všem takto vytvořeným dokladům můžete povolit přístup vašemu účetním.

Funguje to tedy jako rozhraní, nikoliv jako jednodušší náhrada účetního programu.
Určitě nechceme vytvářet účetní nástroje nebo konkurovat účetním programům. Vytvořili jsme však rozhraní, kde si váš účetní může pohodlně prohlédnout všechny dodané i vámi vytvořené doklady. Může je v případě potřeby editovat a následně, když je vše v pořádku, data jednoduše vyexportuje do svého účetního systému.
Pokud tedy například vystavíte fakturu v telefonu nebo naskenujete účtenku pomocí naší aplikace, všechna data putují k účetnímu do jeho rozhraní. On je zde buď zpracuje, nebo rovnou exportuje do svého účetního softwaru.

V jakých formátech mohu faktury posílat na své partnery?
Vystavenou fakturu můžete vytisknout přímo z mobilu nebo z webové aplikace, nebo ji můžete poslat klientovi e-mailem ve formátu PDF.
K dispozici máme také onlinový formát, kdy klientovi pošlete pouze link, ze kterého se mu ve webovém prohlížeči otevře faktura. Na ni pak vážeme více funkcionalit, které prostřednictvím PDF realizovat nelze.
Například pokud jako podnikatel vystavíte fakturu, to je naše novinka, kterou myslím nikdo jiný nemá, a pošlete ji svému klientovi, má po jejím otevření možnost obchod ohodnotit, poskytnout zpětnou vazbu, zda je s vámi nebo vašimi službami spokojený, nebo ne.
Pokud si fakturu stáhne, vám přijde informace, kdy byla klientem otevřená, jestli ji viděl; zanedlouho přidáme i možnost ji rovnou zaplatit.

Primárně je nástroj určený k vystavování a příjmu faktur, co ještě nabízí?
Pomocí našeho nástroje dokážete vystavit fakturu, zálohovou fakturu, cenovou nabídku a přijaté objednávky. Dokážete však evidovat také své náklady. K tomu jsou k dispozici dva nástroje.
Jeden je na webu, kde si můžete sumarizovat náklady, například z došlých elektronických faktur, a je možné zde také zadat automatické opakování určitých nákladů. V mobilních aplikacích máme navíc skener dokladů, o kterém jsem se již zmínil.
V podstatě neřešíte jen příjmovou část, nevystavujete pouze doklady, ale také evidujete své náklady, a máte tak lepší představu o stavu vašeho podnikání.

Co nějaké přehledy či statistiky?
U vystavených dokladů máte dostupné přehledné statistiky o tom, kolik faktur jste vystavili, kolik je jich nezaplacených, kolik zaplacených, kolik po splatnosti, v jaké výši… Je to rozdělené po měsících, po kvartálech, letech atd.
Co se týká přijatých nákladů, vždy, když chcete evidovat nějaký náklad, kategorizujete si jeho evidenci. Například když nakoupíte kancelářský papír, zaregistrujete ho při evidenci nákladů jako kancelářské potřeby. To slouží k následnému lepšímu přehledu o směřování výdajů.
Skener dokladů je aktuálně dostupný v první, jednodušší verzi. Ve druhé už chystáme funkci OCR, která bude rozeznávat informace na dokladech a automaticky přiřazovat kategorii.

Je možné generovat také přehledy ve vztahu ke konkrétnímu obchodnímu partnerovi? Objemy obchodů, platební morálku atd.?
Takové dodatečné informace momentálně nepodporujeme, ale máme na stole několik nabídek lokálních providerů takových informací, a momentálně se rozhodujeme, zda něco takového budeme poskytovat. Nejdříve však musíme zjistit, jestli o takovou funkci budou mít naši uživatelé zájem.

Aplikace běží na platformě od IBM, proč jste zvolili zrovna ji? Jaké výhody nabízí?
Naši webovou aplikaci, náš cloud jsme spustili zhruba před dvěma lety. Začínali jsme s jedním nejmenovaným providerem, ale službu provázely časté výpadky.
Potřebujeme, aby naše aplikace byly dostupné 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, aby byly uživateli k dispozici nestále. V minulosti se však stávalo, že docházelo k výpadkům trvajícím i několik hodin. To jsme museli změnit.
Začali jsme tedy hledat další poskytovatele obdobných cloudových řešení a vybrali si dalšího lokálního providera. U něj už nedocházelo k výpadkům tak často, ale vyvstal jiný problém: Když jsme potřebovali změnit konfiguraci serveru, navýšit nebo upravit, proces změny trval neskutečně dlouho. Stále jsme tedy nebyli spokojení, stále jsme neměli, co jsme hledali.
Pak někdo přišel s nápadem, abychom vyzkoušeli IBM. Jejich systém jsme vyzkoušeli, byli jsme spokojení a na jejich softwaru běží naše servery doteď. Nemáme žádné výpadky a správa serverů je vynikající.

Jaké máte s produktem další plány?
Snažíme se dívat na to, co děláme, trochu odlišně než firmy poskytující jiné fakturační programy. Klasická cesta je taková, že se vytvoří fakturační program, postupně se na něj nabalují funkce, až to přeroste do účetního nástroje.
My nechceme vstoupit do účetního světa, chceme spíše poskytovat podnikatelům nástroje, které jim pomáhají při jejich práci.
Kupříkladu jsme si všimli, že zhruba 90 % našich registrovaných uživatelů nemá vlastní webovou stránku. Proto jsme se snažili vymyslet nástroj, s jehož pomocí si tito klienti budou schopni velmi jednoduše a rychle vytvořit webovou stránku, na které budou moci prezentovat své podnikání.
Tuto další funkcionalitu, kterou jsme zatím nazvali miniWEB, aktuálně pouštíme do provozu.
Michael Málek

miniFAKTURA

je fakturační nástroj určený pro živnostníky a malé firmy, pomocí kterého dokážete vystavovat doklady kdykoliv a kdekoliv. miniFAKTURA disponuje webovou aplikací a také mobilními aplikacemi, takže dokážete ke svému podnikání přistupovat komfortně z jakéhokoliv zařízení, které vlastníte. miniFAKTURA je momentálně dostupná na čtyřech trzích – na Slovensku, v Čechách, v Německu a Rakousku.

 
Text nevyjadřuje názor redakce