Google proti Microsoftu: Online kancelář má i výrobce kečupu

Nejčastěji využívají cloudové služby lidé a firmy kolem IT, například Slevomat.cz nebo Software 602, ale situace se rychle mění. Online kanceláře od Google nebo Microsoftu využívají ve světě univerzity, organizace státní správy i výrobní firmy.

Na straně Microsoftu tak je například Campbell Soup Company, Google má zase mezi klienty z potravinářského průmyslu Heinz. Z výše uvedených firem pak Google Apps využívají první dvě, Toyota vsadila na Office 365 stejně jako koncern Ahold, který působí i u nás.

Největším lákadlem služeb Google Apps a Office 365 je pro velké firmy i podnikatele cena a možnost online přístupu k dokumentům odkudkoliv.

Google nabízí svoje služby malým firmám do deseti lidí zdarma, ostatním za 950 korun na uživatele a rok, Microsoft má několik variant Office 365, ta základní pro podnikatele a malé firmy přijde na jednoho uživatele na 1680 korun ročně.

Zdarma nebo za relativně malý měsíční poplatek se firmy zbaví nutnosti budovat a udržovat vlastní IT vybavení nebo nakupovat licence na komerční kancelářské aplikace. Online kancelář totiž v pojetí Google i Microsoftu zahrnuje základní nástroje pro práci s dokumenty.

Kromě webové verze „Office“ s možností sdílení dokumentů znamená kancelář v cloudu hlavně e-mailový systém s vlastní adresou za zavináčem, možnost vytvoření firemní webové stránky a možnost komunikace s kolegy v reálném čase podobně jako na Facebook chatu nebo ICQ. „Díky Office 365 jsme v podstatě eliminovali nekonečné přeposílání dokumentů e-mailem. Dá se tak i snadno řešit schvalování dovolených, říká Jan Vaňous, ředitel společnosti Pythagoras.

Tato nabídka funkcí je v podstatě jen vstupní branou do světa online služeb a podnikání s využitím moderních technologií. Pro chod firmy je totiž potřeba ještě účetnictví nebo různé informační systémy pro sledování vztahů se zákazníky nebo řízení výroby. I ty je potom možné využívat podobně jako online kancelář – tedy na dálku s měsíčním poplatkem nebo zdarma.

V Česku má v této oblasti výrazný náskok Microsoft díky tomu, že pro Windows a Microsoft Office vznikla spousta podnikových systémů jako je účetnictví Money, Pohoda nebo třeba Abra – a všechny tyto systémy pomalu začínají nabízet online verze s měsíčními poplatky.

Není zdarma jako zdarma
Oblíbené tvrzení, že online kancelář je možné používat zadarmo, není úplně pravdivé. Úplně neplatí ani u skutečně bezplatných služeb, které Google nabízí firmám do 10 uživatelů a Microsoft pro nekomerční použití. Úspory jsou ale nepřehlédnutelné – ve vysokých desítkách procent.

Nutnou investicí je nejen odpovídající počítač, ale hlavně připojení k internetu. A nejen jedno – aby firma fungovala spolehlivě, je vhodné mít alespoň dvě možnosti připojení pro případ výpadků telekomunikačního operátora. Pravděpodobné je také to, že firma bude muset pořídit i komerční tradiční software. „Postupně přecházíme na Google Apps, ale minimálně jednu instalaci tradičních Microsoft Office stále potřebujeme, i když podíl věcí, které děláme online, se postupně zvyšuje,“ říká Pavel Jílek z grafického studia Exactdesign.

Poplatky za internet, který je pro využívání online služeb nutností nejsou jedinou investicí. „Ve firemním prostředí je vždy lepší nechat si poradit a vše správně nastavit. U Google Apps mohu odhadnout cenu implementace asi jako půl rok až jeden rok provozu, tedy 500 až 1000 korun na uživatele,“ říká Ivan Kutil, zakladatel společnosti AppSatori, která se specializuje na zavádění služeb Google ve firmách. Celková částka se ale může výrazně lišit a s počtem uživatelů náklady na jednoho pracovníka výrazně klesají.

Nastavit Google Apps nebo Microsoft Office 365 je nicméně možné zvládnout během několika hodin i vlastními silami, pokud má uživatel alespoň základní technické znalosti – nutné je například propojení služby s vlastní internetovou adresou, pokud ji firma má (a měla by mít). Nutné je také správně nastavit mobilní přístup, což nemusí být vždy jednoduché.

Google Apps
do 10 uživatelů zdarma
950 korun na uživatele a rok

Funkce: email, kalendář, sdílení a editace dokumentů, vlastní web, google talk (chat)
podporované mobilní platformy: Android, částečně iOS, Windows Phone 7, Symbian, Blackberry

Klady

• cena 
• bezplatná verze pro OSVČ 
• nástroj pro synchronizaci dokumentů s MS Office

Zápory

• omezené možnosti editace dokumentů online 
• hůře dostupná podpora

Microsoft Office 365
SMB 1680 korun na uživatele a rok

Funkce: email, kalendář, sdílení a editace dokumentů, vlastní web, sjednocená komunikace Microsoft Lync, napojení na podnikové systémy
podporované mobilní platformy: Windows Phone (včetně plnohodnotné editace dokumentů), iOS, Windows Phone 7, částečně Symbian, Blackberry

Klady

• Známé uživatelské prostředí 
• propojení s klasickou MS Office 
• napojení na informační systémy (účetnictví, CRM...) 
• podpora a rozsáhlejší síť lokálních partnerů

Zápory

• vyšší základní cena 
• pomalejší reakce webového editoru

• Diskuse
• Celkem 8 příspěvků